Assistant-e administratif-ive et financier-ière et accueil du public

Direction Générales des Services
Direction Ville Ouverte

Catégorie C
Cadre d'emploi : Adjoint administratif
Fonction : Assistant-e administratif-ive et financier-ière et accueil du public

Temps de travail : 100 %
IFSE GF 1: 250€ brut
NBI : Non

Lieu des postes de travail : Hôtel de Ville
Référence du poste à rappeler : 6_2024_C_P
Date limite de candidature : 31-12-2024

CONTEXTE

La direction Grenoble Ville Ouverte témoigne de la volonté de la collectivité de réunir au sein d’une même équipe la conduite des projets transversaux en matière de coopérations locales, européennes et internationales. Elle est fondée sur l’ambition de co-construire une ville vivable et durable à partir de la mobilisation de l’intelligence et de la capacité d’innovation du plus grand nombre, du local à l’international. Elle organise notamment des évènements pour partager les connaissances et favoriser les échanges autour de la ville de demain.

Le projet « Émergences » a pour mission de laisser la parole à la jeunesse, valoriser leurs talents et donner vie à la puissance de leurs mots. Par de l’accompagnement et de l’événementiel, le projet favorise la création de cercles vertueux entre la jeunesse et les divers acteurs du territoire. Tel un incubateur sociétal, il expérimente en transversalité les interactions gagnantes, valorise les savoir-faire et savoir-être au-delà des réseaux « naturels » et tend à améliorer le futur de nos concitoyens en s’appuyant sur la création d’une communauté positive.

Le projet « Emergences » a à son actif plus de 16 éditions, il a pour mission de favoriser la création de cercles vertueux entre la jeunesse et les divers acteurs du Territoire. Tel un incubateur sociétal, il expérimente les interactions gagnantes, valorise les savoir-faire et savoir-être au-delà des réseaux « naturels ».

Le projet développe de manière innovante des méthodes d’interaction avec les jeunes éloignés de l’institution, en utilisant l’art comme fil conducteur, ainsi il met en valeur des jeunes de l’agglomération.

Le projet est rattaché à la Direction Grenoble Ville Ouverte et est constituée d’une équipe de 3 personnes : une cheffe de projet, 1 gestionnaire de projet et 1 assistante Administrative/Financière et chargée d’accueil

Nous recherchons un.e assistant.e administratif.ve et financièr.e et chargé.e d’accueil du public pour rejoindre notre équipe dans le cadre du projet Emergences. En tant qu'assistant.e, vous serez responsable du suivi administratif et financier du projet, ainsi que de l'accueil des jeunes du projet.

MISSIONS

Les responsabilités de l'assistante administrative et financière et chargée d'accueil du public au sein du projet Emergences sont les suivantes :

Assurer le suivi administratif et financier du projet Emergences, (devis, bon de commande, factures), en lien avec la RAF et le comptable dédié et en lien avec les prestataires
Gérer les tâches administratives telles que la rédaction de courriers, la gestion des plannings, la préparation des réunions et la tenue des dossiers.
Effectuer le suivi des listing et des répétitions liés au projet, en veillant à la coordination des différentes parties prenantes.
Assister aux événements liés au projet Emergences, en assurant la logistique et en apportant un support administratif lors de ces occasions, réservation de lieux (externe à la Ville).
Gestion logistique de déplacements de l’équipe (transport, hôtel, restaurant…)
Assurer l'accueil des jeunes participants du projet, en veillant à leur bien-être et à leur orientation au sein des locaux.
Mettre en place des actions d'aller vers les jeunes pour favoriser leur engagement dans le projet et leur participation active.

Ces responsabilités sont cruciales pour assurer le bon déroulement du projet Emergences et pour offrir un accueil chaleureux et un soutien administratif efficace aux jeunes participants.

Le rôle de l'assistante administrative et financière et chargée d'accueil du public dans la coordination au sein du projet Emergences comprend plusieurs aspects importants :

Communication : L'assistante est responsable de la communication interne et externe liée au projet. Elle assure la transmission des informations entre les différents membres de l'équipe et les parties prenantes externes. Elle peut également répondre aux demandes d'information et assurer la diffusion des informations pertinentes.
Planification et organisation : L'assistante est chargée de gérer les plannings et les calendriers, en coordonnant les rendez-vous et les réunions pour l'équipe du projet. Elle prépare les réunions en rassemblant les documents nécessaires, en envoyant les invitations et en rédigeant les comptes rendus. Elle contribue également à l'organisation logistique des événements liés au projet.
Suivi administratif et financier : L'assistante assure le suivi administratif et financier du projet. Elle s'assure de la conformité des procédures et des documents administratifs, et gère les tâches telles que la rédaction de courriers, la gestion des dossiers et le suivi des dépenses et des budgets. Elle collabore avec l'équipe financière pour assurer la transparence et la conformité financière du projet
Coordination des parties prenantes : L'assistante joue un rôle clé dans la coordination des différentes parties prenantes du projet. Elle peut être en charge du suivi des listing et des répétitions, en veillant à la coordination des horaires et des besoins des participants. Elle peut également faciliter la communication entre les différentes équipes et contribuer à résoudre les problèmes ou les conflits éventuels.

En résumé, l'assistante administrative et financière et chargée d'accueil du public joue un rôle essentiel dans la coordination du projet Emergences. Elle assure la communication, la planification, le suivi administratif et financier, ainsi que la coordination des parties prenantes, contribuant ainsi au bon déroulement du projet.

Assurer l'accueil des jeunes participants du projet, en veillant à leur bien-être et à leur orientation au sein des locaux.
Mettre en place des actions d'aller vers les jeunes pour favoriser leur engagement dans le projet et leur participation active.

Ces responsabilités sont cruciales pour assurer le bon déroulement du projet Emergences et pour offrir un accueil chaleureux et un soutien administratif efficace aux jeunes participants.

PROFIL

Parfaite connaissance des collectivités et de leur fonctionnement
Sens de l’organisation et grande rigueur administrative
Qualités rédactionnelles
Discernement et autonomie
Sens du travail en équipe et de la coopération
Bon relationnel et capacité à faire preuve de réserve et de discrétion
Intérêt pour les projets innovants et les méthodes de travail créatives
Excellente Maîtrise des outils bureautiques de la Ville : Suite Libre Office, Outlook,

Facilité à s’adapter à un nouvel environnement numérique (applications métier, visio-conférences,…)
Capacité à travailler en autonomie dans un esprit collaboratif et d’ouverture, avec des publics divers, professionnels, et institutionnels
Aisance relationnelle, réactivité, disponibilité (possibilités soirs et week-ends)

CONDITION DE TRAVAIL

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

Temps de travail hebdomadaire :
- 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
- et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement

Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an

Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez prendre contact avec :
Nora Wazizi Cheffe de Projet Emergences
Tel : 06 73 36 33 02 - Mail : nora.wazizi@grenoble.fr

CANDIDATER


Dépôt de candidature		Clôture des candidatures 31-12-2024		Date de jury Janvier 2025		Poste à pourvoir A partir Février 2025

Assistant-e administratif et financier et accueil du public