Assistant-e administratif-ve et financier-ère

Type de poste: Permanent
Métier: Administration
Cadre d'emploi
Temps de travail
Date limite de candidature: 01-03-2026
Catégorie: C-AGENTS D'EXECUTION

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Direction Générale Ville Résiliente
Direction Nature en Ville
Service Ressources et administration générale

Catégorie : C
Cadre d'emploi : Adjoint administratif
Fonction : Assistant-e administratif-ve et financier-ère

Temps de travail : 100 %
IFSE : GF1 : 250€ brut

NBI : Non

Lieu des postes de travail : site Alliance – 86 Rue des Allies, 38000 Grenoble
Référence du poste à rappeler : 1_2026_C_P_55632
Date limite de candidature : 01-03-2026

CONTEXTE

Face aux défis écologiques, la direction Nature en Ville participe à rendre la ville habitable et agréable en protégeant et intensifiant la nature, en développant l’agriculture urbaine, et en respectant l’animal en ville.

Placé·e sous l’autorité de l’encadrant-e d’unité Administration Générale, vous intégrez une équipe composée d’un-e gestionnaire administratif-ive et financier-ère et d’un-e assistant-e administratif-ve et financier-ère au sein du service Ressources et Administration Générale (SRAG).

Vous assurez des missions d’assistance administrative variées et des missions liées à la vie budgétaire de la direction (1,4 millions d’€ de dépenses de fonctionnement – 2,3 millions d’€ de dépenses d’investissement – 3 autorisations de programme // 700k€ de recettes de fonctionnement et 150k€ de recettes d’investissement).

Ce service a pour mission de coordonner l’ensemble des missions support, d’être garant du cadre et de se positionner comme un appui de proximité pour les 4 services opérationnels de la Direction. Il est aussi un outil de pilotage et d’aide à la décision pour la direction.

MISSIONS

Assistance administrative :

Assurer une veille et une mise à jour permanente des agendas de la Directrice et de son adjointe, afin de repérer toutes incohérences et de simplifier leurs déplacements
Organiser et planifier des réunions à la demande de la direction et des chef-fes de service : réservation de créneaux et de salles, gestion des invitations / Gérer le planning de réservations des salles de réunions de l’Alliance et du Centre Horticole / pour certaines réunions, vus collaborez avec les assistant·e·s de la DG et élu·e·s
Réaliser la prise de note et la rédaction de comptes-rendus lors de réunions stratégiques
Assurer l’accueil et l’orientation téléphonique et physique
Gérer les commandes de fournitures administratives et de mobilier pour la direction
Gérer le courrier au quotidien (arrivée – départ) : suivi GED, distribution, copie/scan, relai d’informations (suivi des parapheurs visas et signatures)
Réaliser la mise en forme de documents, préparation de dossiers, du calendrier général du service, tableau de suivi…
Centraliser des réponses, dans des délais impartis, pour préparer les éléments de réponse dans un document de synthèse
Organiser l’information, le classement et l’archivage des dossiers (référent archives)
Gérer le suivi et la diffusion des congés des cadres de la direction
Participer ponctuellement aux évènements de la direction (Journée Portes Ouvertes, Foire aux questions, séminaires…)
Assurer un appui administratif auprès de la Chargée de communication dans l’organisation des évènements de la direction (inscriptions, impressions, stands…) ou pour certains dispositifs tels que Végétalise ta Ville (suivi des inscriptions, prises de rendez-vous…)
Être le référent Intranet de la Direction : mise à jour des informations de la Direction diffusée sur Galaxy
Suivi de la consommation des dotations des équipements de protection individuelle
Suivi des immobilisations de véhicules (constats amiables) et des déclarations de pertes et de vols
Distribution et suivi des titres de transport, des badges d’accès temporaires aux locaux (Microsésame)
Être le référent Prinéo pour les demandes de reprographie : réaliser les demandes et en assurer le suivi et la bonne réalisation
Réalisation et suivi des signalements à la DIM (demandes d’interventions bâtimentaires)
Assurer l’orientation des demandes d’intervention des directeurs d’école et des responsables d’établissements du CCAS, conformément au contrat de Coopération publique (et dans l’attente du déploiement de l’outil Signalement)
D’une manière générale, venir en appui administratif auprès des services opérationnels en cas d’accroissement temporaire d’activité, sur validation de l’encadrant-e d’unité

Suivi financier :

Suivre l’exécution budgétaire au quotidien en lien avec le / la Gestionnaire administratif-ive et financier-ière (dépenses, recettes, régies) des services : vérifier les devis, contrôler et valider les factures, envoyer les bons de commande aux services opérationnels et demander le solde d’engagements à la DFCG
Assurer le suivi des subventions aux associations dans le Portail des subventions, le suivi des conventions, arrêtés et délibérations dans le logiciel Webdélib, ainsi que le suivi du process administratif (GT, commission…)
Gestion administrative des étapes de consultations dans le dossier commun (vérification et archivage des pièces du marché)
Saisies de données dans des tableaux de bords ou saisies budgétaires à la demande du gestionnaire administratif et financier
Assurer la fonction de régisseur suppléant de la « Régie de recettes Centre Horticole » (vente de fleurs et plants au grand public & prestations décorations) sous la responsabilité du régisseur

PROFIL

Savoir faire :

Prioriser les tâches selon le degré d’urgence et d’importance
Savoir rendre compte et informer
Concevoir des documents, rédiger des comptes-rendus, élaborer des outils de suivi
Être à l’aise avec les outils informatiques

Savoir être :

Curieux-ieuse, réactif-ive, adaptable
Organisé·e, méthodique et rigoureux-euse
Sens du service, goût pour l’assistance et bon sens

Connaissances/technicités attendues :

Logiciels métiers : Outlook, suite Libre Office, WebDélib, Grand Angle, Portail des subventions…
Fonctionnement général d’une collectivité territoriale et plus précisément de la Ville de Grenoble (connaissances des circuits et des instances de validation)

CONDITION DE TRAVAIL

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

Temps de travail hebdomadaire :
- 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)