Assistant-e de gestion administrative

Catégorie : C
Cadre d’emploi : adjoint administratif
Fonctions : Assistant-e de gestion administrative

Référence du poste à rappeler : 6_2025_B_P_6043

Date limite de candidature : 06-07-2025

Le SAF apporte une compétence administrative commune, support de l’ensemble des services et unités de la DUA.
L’assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la DUA.
Elle suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et ses compétences. Elle assiste un ou plusieurs agents dans l'organisation du travail de la DUA.

1. Missions principales

• Traiter des dossiers et saisir des documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
• Gérer des courriers dont ceux GED, (enregistrement, ventilation et suivi de traitement)
• Saisir des documents de formes et de contenus divers,
• Rechercher des informations, notamment réglementaires,
• Vérifier la validité des informations traitées,
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
• Rédiger des documents administratifs,
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
• Enregistrer ou saisir des données informatiques,
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion,
• Répondre aux notaires et aux professionnels de l’immobilier.
  
  

• Gérer l'information, classer et archiver de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
• Photocopier et assembler des documents : Trier, classer et archiver des documents,
• Synthétiser et présenter des informations,
• Rechercher et diffuser des informations,
• Préparer les dossiers pour les instances,
• identifier les sources de documentation,
• Demander de reprographie – logiciel PRINEO –Commande d’impressions auprès du service repro,
• Gérer les boites mail générique des services avec ventilation des demandes
• Gérer des abonnements aux revues et quotidiens de la Direction, envois de la revue de presse interne + archivage
• Classer et archiver les courriers, dossiers
• Contribuer à la mise en œuvre de l’arborescence informatique,
• Recoller des ODJ prévisionnel des réunions et instances de coordination dans le tableau de suivi d'activité du service.

• Planifier et suivre
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Monter de réunion et/ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes
• Monter des occurrences de réunion
• Réserver des salles - Gére des déplacements des cadres de la DUA, des réservations de véhicule
• Commander de fournitures diverses, suivre la consommation et commande anticipée des consommables

• Accueil physique et téléphonique (occasionnel)
• Recevoir et orienter les demandes,
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
• Rechercher et diffuser des informations,
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

2. Activités secondaires

• Remplacer ponctuellement les autres assistantes de la direction

• Techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Techniques de bureautique numérique, ( maîtrise LIBRE OFFICE, PACK OFFICE...)
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
• Standard téléphonique, annuaire internet,
• Maîtriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité,
• Maitriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
• Techniques de montage de séminaire, conférence, projet évènementiel…
• Maîtriser les principes rédactionnels du compte rendu,

• Disponibilité
• Sens relationnel
• Sens du travail en équipe et partage d’informations, polyvalence de tâches.
• Rigueur, sens de l’organisation, efficacité
• Vigilance et goût pour la réglementation

• Temps de travail hebdomadaire :

  • 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos

  • ou 38h05 sur 5 jours, ouvrant droit à 18 jours de repos (pour les cadres et chef-e-s de service),

  • et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
    
    

• Horaires de travail : horaires flexibles selon heures d’ouverture de la DUA et Mairie sous réserve validation hiérarchique

• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses

• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
  • Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
  • Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Dépôt de candidature		Clôture des candidatures 05-07-2025		Date de jury Août /Septembre		Poste à pourvoir Septembre