Assistant-e de direction

Les missions de la Direction :

PM : assurer une présence de proximité dans tous les quartiers. Répondre aux demandes d'intervention des citoyens et des commerçants. Faire respecter les arrêtés du Maire.

SSERP : assurer l'application de la réglementation en matière de sécurité incendie relevant de la police spéciale du maire sur l'ensemble des Établissements Recevant du Public et Immeubles de Grande Hauteur, publics comme privés, situés sur la commune ;

PPU : coordonner le partenariat œuvrant en matière de prévention et de sécurité sur l'ensemble du territoire de la ville. Mettre en œuvre la stratégie locale de sécurité et de prévention de la commune.

PRT : assurer la gestion du dispositif d'astreinte, le suivi des sinistres, intervenir en tant que ressource en gestion de crise, et identifier les risques. Traiter l'information préventive, la planification, l'alerte, la gestion de crise et le retour d'expérience

1. Administration générale

• Appuyer et faciliter l’action du directeur et des agents des deux pôles (gestion de l’agenda du directeur, organisation de réunions et gestion des déplacements, référent.e informatique et logistique, contributeur-rice Galaxy…)
• Suivre les projets et activités de la DPGR
• Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la DPGR et des 2 pôles
• Répondre aux sollicitations des habitant·e·s par courrier, courriel ainsi que par téléphone ; orienter les requérant·e·s vers les services adéquats au besoin
• Renseigner avec discernement et discrétion les services municipaux quant aux fonctions, actions et sujets de la direction
• Rédiger, synthétiser, mettre en forme et relire des courriers, notes, relevés de décisions soumis au visa et/ou à la signature du directeur et des deux pôles
• Assister à des réunions et en rédiger les comptes-rendus (réunion RH, réunion finances…)
• Suivre et répartir les courriers via l’application Idylle ou arrivés par voie postale
• Suivre les congés de la DPGR et des 2 pôles, faciliter l’action du directeur dans l’utilisation de l’application OCTIME
• Participer à l’élaboration du plan de formation avec le service Formation
• Contribuer à la gestion de la structuration du système d’informations de la DPGR (arborescence des lecteurs, dossiers, connaissances des services sur Galaxy)
• Créer, améliorer et mettre à jour des procédures facilitant l’action de la direction

2. Missions financières

• Participer à la construction, à la saisie et au suivi du budget de la direction
• Participer au suivi, aux vérifications et au paiement des factures avec l’application GRAND ANGLE
• Travailler en collaboration étroite avec le service des finances et les agents comptables
• Instruire les demandes de subventions adressées à la DPGR avec l’application AIDEN et les inscrire aux conseils municipaux
• Réceptionner, trier et payer les factures de SOS Médecins dans le cadre de la convention Police Nationale/SOS Médecin/ Ville de GRENOBLE pour la gestion des ivresses publiques et manifestes
• Participer au recensement des besoins pour les marchés publics au titre de correspondant.e achat

3. Participation aux réunions partenariales en appui au Pôle Prévention Urbaine :

• Organiser le Conseil Local de Sécurité et de Prévention de la Délinquance (CLSPD) plénier (invitations, réservation de salle, suivi protocolaire,…) ; Rédiger et diffuser son compte-rendu
• Organiser les rencontres avec les partenaires extérieurs (Préfecture, Procureur de la République, DIPN…)

4. Préparation et suivi des conseils municipaux :

• Créer, saisir et suivre les délibérations et conventions
• Rédiger et suivre les conventions de mise à disposition de locaux avec l’appui de la Direction Immobilière

• Expérience d’assistant-e de direction souhaitable
• Adaptabilité pour répondre à des demandes très plurielles
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
• Solides capacités rédactionnelles

• Capacité d’initiative et à travailler en confiance mutuelle avec le Directeur et l’ensemble des agents de la direction
• Rigueur, méthode et force de proposition
• Autonomie, discrétion professionnelle exigée, réactivité et adaptabilité
• Capacité importante d’écoute, de dialogue et excellent relationnel
• Intérêt pour les questions sociétales et sécuritaires

Connaissances/technicités attendues

• Maîtrise de l’informatique (outils bureautiques usuels, application Web-délib, AIDEN Portail des Subventions, Grand Angle, Outlook, …)

• Temps de travail hebdomadaire :

  • 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
  • et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement

• Déplacements liés au métier : très occasionnels sur le territoire de la commune
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Télétravail, 1 par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
  • Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
  • Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Dépôt de candidature		Clôture des candidatures 12-10-2025		Date de jury octobre/novembre 2025		Poste à pourvoir Dès que possible