Assistant-e de gestion administrative

Cadre d’emploi : Adjoint administratif (C)
Temps de travail : 100 %
IFSE : 250 € brut mensuel

Traiter des dossiers et saisir des documents

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents administratifs notamment des courriers, comptes rendus...
• Gérer des courriers dont les dématérialisés et ceux « Gédés », (enregistrement, ventilation et suivi de traitement)
• Recherche et vérifier la validité des informations traitées, notamment réglementaires,
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion,
• Enregistrer, saisir des données informatiques,
• Répondre aux notaires et aux professionnels de l’immobilier selon une procédure établie.

• Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers 
• Photocopier et assembler des documents : trier, classer et archiver des documents,
• Synthétiser et présenter des informations,
• Préparer les dossiers pour les instances,
• Gérer la boite mail générique des services avec ventilation,
• Recollement des ODJ prévisionnel des réunions et instances de coordination dans le tableau de suivi d'activité du service.

Planifier et suivre

• Gérer des agendas, prendre et organiser les rendez-vous avec ou sans réservation de salle,
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du/des services de la direction,
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, (réservation, convocation, invitation des participants, tenir des listings officiels, etc.)
• Monter des réunions et des occurrences de réunion et/ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes, et réservation de salle
• Gérer des déplacements des cadres de la DUA, des réservations de véhicule
• Commander de fournitures diverses, suivre la consommation et commande anticipée des consommables.

Accueil physique et téléphonique

• Répondre aux appels téléphoniques, orienter les demandes et prendre des messages,
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

• Techniques de secrétariat, et de bureautique numérique, (maîtrise de logiciels métier et ou libres)
• Maîtriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, et l'expression orale et écrite de qualité,
• Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
• Standard téléphonique, annuaire internet,

Savoir être

• Polyvalence et adaptabilité
• Disponibilité
• Sens relationnel
• Rigueur, sens de l’organisation, efficacité
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

• Temps de travail hebdomadaire :
  • 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
  • et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement

• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,

• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité

Dépôt de candidature		Clôture des candidatures 17-05-2026		Date de jury Mai/Juin		Poste à pourvoir Dés que possible