Gestionnaire de commissions

Direction de la Vie Institutionnelle
Service de l'assemblée

Catégorie : B
Cadre d'emploi : Rédacteur
Fonction : Gestionnaire de commissions

Temps de travail : 100 %
IFSE GF 5 : 350€ brut

Lieu des postes de travail : Hôtel de ville, 11 Bd Jean Pain à Grenoble
Référence du poste à rappeler : 4_2025_B_P_84100
Date limite de candidature : 28-05-2025

Au sein de la Direction Vie Institutionnelle, le service de l’Assemblée participe à l’organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances (commissions, conférence des présidents et conseils) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Au sein d’une équipe de 3 agent-es en charge des commissions, et sous l’autorité du/de la chef-fe du service de l’Assemblée, vous assurez le travail de préparation des réunions préparatoires au conseil municipal, groupe de travail et commissions municipales permanentes, par des missions transversales.

• Suivre l’ordre du jour des réunions en lien avec le DGA, suivre le chronogramme des groupes de travail et être force de propositions sur les points à inscrire.
• Assurer l’organisation des réunions, réservation de salles, commande de repas…
• Assurer la complétude des délibérations (annexes…), assurer la relecture des délibérations et veiller à la cohérence de la rédaction
• Charger sur webdelib du suivi et de l’avancée des visas des délibérations jusqu’au DGA
• Assurer et contrôler les convocations des réunions pour envoi aux élu-e-s, dans le respect des délais et des procédures
• Assurer le suivi de l’instruction des subventions inscrites en conseil municipal sur le logiciel Pro, vérifier toutes les demandes pour validation en commission, en lien avec les services et récolter les tableaux supports.
• Assurer le recensement des documents qui seront projetés en séances (PowerPoint, résumés, …)
• Garantir le bon déroulement des séances : organisation de la salle, assurer les projections des documents, faire signer les élu-es la liste des présent-es …
• Élaborer les comptes rendus de ces réunions et en assurer la diffusion dans le respect des délais et des procédures.
• Assurer le suivi des demandes des élu-es formulées en commissions, en lien avec les services correspondants.
• Assurer une polyvalence entre les commissions en cas d’absences.

• Organiser et contrôler son travail de manière autonome
• Connaître le fonctionnement d’une collectivité
• Utiliser l'outil informatique (Logiciel Webdelib, Progos Word, Libre office, Excel, Internet, PPT)
• Savoir communiquer avec tous types de public ( Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s….)
• S'adapter aux situations d'urgence, délais courts
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Esprit rigoureux, méthodique, Capacité rédactionnelle
• Soin particulier réservé à la confidentialité
• Capacités relationnelles et aptitude au discernement
• Assister aux réunions (GT thématiques, GT délibérations et commissions)
• Disponibilité pour les horaires de réunion (entre midi et 2 ; et/ou après 18 heures) et contraintes de présence fortes en phase de préparation des séances

• Temps de travail hebdomadaire :
• 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
• et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Travail sur écran processus dématérialisé du traitement des délibérations
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :

• • Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)

  • Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Dépôt de candidature		Clôture des candidatures 28-05-2025		Date de jury En mois de juin		Poste à pourvoir Dès que possible