Assistant-e auprès des élu-es

Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux
Fonction : Assistante d'élu-es

Temps de travail : 100 %

IFSE : GF 1 : 250€/ brut mensuel
Encadrement : Oui

CDD de 1 an

Lieu des postes de travail : Hôtel de ville
Référence du poste à rappeler : 6_2026_C_NP
Date limite de candidature : 14-06-2026

CONTEXTE

Au sein du Service Moyens des Elu.e.s et rattaché(e) à la Direction Vie Institutionnelle, vous serez amené(e) exercer vos fonctions auprès d’un ou plusieurs élu.e.s. Vous les assisterez au quotidien dans l’organisation de leur journée et dans les missions liées à leurs délégation(s).

MISSIONS

Agenda / préparation des journées / organisation d’événements :
- Assurer le suivi et l’organisation des réunions et des rendez-vous des élu.e.s (partenaires internes/externes)
- Veiller à l’organisation logistique du planning (réservations diverses)
- Préparer les dossiers pour la journée des élu.e.s (compilation et recherche de documents)
- Vous êtes en capacité d’alerter les élu.e.s sur toute information stratégique en lien avec l’agenda.
Gestion des déplacements des élu.e.s :
- organiser les déplacements en lien avec l’agence de voyage (réservation transports/hébergements…).
- organiser les déplacements à l’étranger en lien avec le Cabinet du Maire et la Direction Ville Ouverte
- Préparer le dossier des frais de missions (ordre de mission, factures…)
Gestion et organisation des boîtes mails :
- Gérer, suivre et traiter les mails (accuser réception, filtrer et/ou réorienter aux services concernés, classer, trier…).
Traitement et réponses aux habitants :
- Enregistrer les courriers et les mails (logiciels GED/GRC Publik).
- Rédiger les réponses simples à la demande des élu.e.s et/ou réorienter aux services concernés.
- Assurer le suivi des réponses en lien avec les services.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique (conseils, prise en charge de la demande)
- Gérer le circuit et signature des paraphes.
Gestion administrative :
- Frapper et mettre en forme tout type de document.
- Rechercher des informations en lien avec la délégation de l’élu.e (arrêtés, délibérations, articles…).
- Assurer le suivi des dossiers thématiques relevant de la délégation de l’élu.e.
- Veiller aux dossiers administratifs des élu.e.s (RH, emploi extérieur en lien avec le mandat…)
- Classer et mettre à jour les dossiers (physique ou numérique).
Suivi des représentations des élu·e·s et des demandes du Protocole
- Satellites, protocole, mariages, astreintes, visites sécurité, vœux…
Missions spécifiques transversales
- Commandes de fourniture pour secrétariat et élu·e·s (logiciel)
- Réservation véhicules (application sur GALAXY)
- Correspondant dossiers thématiques (logiciels GRC Publik, GED, Déplacements , informatique…)

PROFIL

Savoir-faire :

Maîtrise des outils bureautiques et numériques : internet, intranet, applications métiers (Ged-Idylle), Word, LibreOffice, outils de bureautique.
Connaissance de l’environnement institutionnel et des différentes instances qui le composent (Conseil municipal, Municipalité, Commissions thématiques, Groupes de travail, etc.).
Maîtrise des règles d’orthographe et de grammaire.
Capacité à travailler en équipe et en autonomie.
Capacité à s’adapter à un contexte de travail nécessitant de la polyvalence.

Savoir-être :

Rigueur, sens de l’organisation, réactivité et discernement dans l’exercice des missions.
Esprit d’initiative et capacité d’anticipation.
Qualités d’écoute, de dialogue et de communication.
Sens du service public et de l’action publique.
Capacité à s’adapter à des situations d’activité intense.
Grande discrétion et respect de la confidentialité des informations.

CONDITION DE TRAVAIL

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle :

Temps de travail hebdomadaire :
- 35h35 ou 36 h35
- semaine organisée sur 4,5 ou 5 jours ou 9 jours sur 2 semaines
- 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement et de 4 à 18 jours de RTT selon le cycle choisi

Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 104,40€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
- Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
- Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)