Gestionnaire de l’Assemblée

IFSE :GF6 : 400€ brut mensuel

Au sein de la Direction Vie Institutionnelle, le service Assemblée participe à l’organisation, la préparation, la gestion et le suivi des instances (commissions, conférence des présidents et conseils) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus. Il assure également la prise en charge des actes transmissibles au contrôle de légalité.

Au sein d’une équipe de 3 chargé-e-s de gestion , et sous l’autorité du/de la chef-fe du service de l’Assemblée, vous collaborez au travail de préparation des réunions du conseil municipal par des missions transversales.

1) Préparation des conseils municipaux

• Participer à l’élaboration du calendrier des réunions préparatoires et du conseil municipal
• Suivre des ordres du jour (reports, suppressions des délibérations…)
• Assister et accompagner les services pour la préparation des dossiers et la rédaction des délibérations : collecte, correction,saisie et formalisation des documents (délibérations, rapports, projets d’actes, annexes…) sur le logiciel métier
• Vérifier et constituer les dossiers
• Produire et contrôler les convocations des réunions pour envoi aux élu-e-s, dans le respect des délais et des procédures
• Apporter aide et conseil aux différents interlocuteurs du service (Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s….) dans le respect de la sécurité juridique des instances
• Assurer l’organisation matérielle des séances du conseil (réservation de salle, matériel, enregistrement…)
• Gérer en séance les pouvoirs, prises des résultats de vote…
• Assurer la veille juridique
• Accompagner les services dans la création des arrêtés municipaux

2) Exécution et suivi des formalités postérieures

• Formaliser, intégrer les éventuels amendements et mise à la signature des délibérations afin d’en assurer la transmissions au contrôle de légalité
• Rédiger et mettre en forme les comptes rendus et les procès-verbaux des conseils,
• Constituer les recueils des actes administratifs et les registres des délibérations
• Contrôler les autres actes de la collectivité et assurer leurs transmissions au contrôle de légalité (décisions, arrêtés …)
• Suivre toutes les conventions après signature pour archivage
• Classer et archiver les dossiers des délibérations et arrêtés, en lien avec les services des archives

3) Administration du logiciel métier Webdelib

• Assurer la « hot line » informatique sur l’application pour assister les services
• Créer, modifier et supprimer les différents modèles générés par le logiciel notamment des délibérations, arrêtés et des profils informatiques des services instructeurs… en lien avec l’administrateur du service Informatique
• Former les utilisateurs des différents services de la collectivité
  

• Organiser et contrôler son travail de manière autonome
• Connaitre le fonctionnement d’une collectivité
• Connaitre les règles juridiques relatives aux instances, être en mesure de les appliquer
• Utiliser l'outil informatique (Logiciel Webdelib, Word, Libre office, Excel, Internet)
• Savoir communiquer avec tous types de public (Usagers, Direct-rices-eurs et Cheffes-fs de service, Direction Générale, Elu-e-s….)
• S'adapter aux situations d'urgence, délais courts
• Capacité à travailler en équipe et en transversalité
• Esprit rigoureux, méthodique
• Soin particulier réservé à la confidentialité
• Capacités relationnelles et aptitude au discernement
• Disponibilité après 18h pour assister aux séances du conseil municipal

• Temps de travail hebdomadaire :
• 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
• et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
• Travail en équipe, bureau partagé par 3 agent-e-s
• Travail sur écran processus dématérialisé du traitement des délibérations
• Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
• Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
• Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
• Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
• Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
• Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an,
• Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
• Pour les contrats supérieurs à 6 mois :
• Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
• Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)

Dépôt de candidature		Clôture des candidatures 18-01-2026		Date de jury A partir de janvier 2026		Poste à pourvoir Février 2026